Entre o Natal e a segunda semana de janeiro, a maioria das médias empresas opera com metade da equipe. O que não reduz pela metade é a operação: nota continua sendo emitida, cliente continua ligando, pedido continua entrando, e o fechamento do ano ainda precisa acontecer.
O resultado é conhecido. Alguém liga para quem está na praia perguntando onde fica o arquivo, como se faz aquele lançamento, qual é a senha. Todo ano acontece, e todo ano a empresa trata como imprevisto.
Não é imprevisto. É o calendário revelando quais processos dependiam de uma pessoa específica.
O que trava quando falta gente
Quatro coisas, e todas são previsíveis com antecedência.
O que só uma pessoa sabe fazer. O lançamento que exige conhecer a regra, o cliente que tem tratamento diferente, o sistema que só uma pessoa tem acesso. Enquanto a equipe está completa, isso é invisível.
O que exige aprovação. Se compras, pagamentos ou descontos dependem de alguém aprovar, e esse alguém saiu, a operação para na fila. Ou pior: alguém aprova sem ter autoridade, e o problema aparece em janeiro.
O que depende de fornecedor. Metade dos seus fornecedores também está de recesso, e o prazo que você combinou pressupunha o funcionamento normal deles.
O que não tem prazo folgado. Obrigação fiscal, folha, fechamento. Essas datas não negociam com o calendário de férias de ninguém.
O levantamento que resolve isso, e leva uma hora
Pegue a lista de quem vai sair e quando. Depois, para cada pessoa, responda duas perguntas.
O que essa pessoa faz que ninguém mais faz? Não o cargo dela, as tarefas específicas. Costumam aparecer três ou quatro por pessoa, e são sempre mais do que o gestor imaginava.
Quem cobre cada uma dessas tarefas, com nome? "O time vê isso" não é resposta. Precisa de nome, e a pessoa precisa saber que é ela.
O que sobrar sem cobertura é o seu risco real. Para cada item, existem três saídas: alguém aprende antes de a pessoa sair, o prazo é negociado para depois do recesso, ou fica acordado que aquilo simplesmente não acontece no período. As três são decisões legítimas. O que não funciona é descobrir em 27 de dezembro.
As cinco coisas para deixar escritas antes
Nada disso exige sistema novo, e vale para qualquer empresa.
Os acessos. Quem entra em cada sistema quando o titular não está. Senha compartilhada em papel não é a solução, mas acesso nominal para o substituto é, e se pede com antecedência.
As regras das exceções. Aquele cliente que tem condição própria, o pedido que precisa de conferência dupla, o produto que não pode ser vendido sem aprovação. Uma folha resolve.
Quem decide o quê. Especialmente o que pode ser decidido sem você. Se tudo precisar chegar no seu celular durante as férias, você não está de férias e a operação está travada.
O combinado com o cliente. Avisar prazo diferente antes é conversa tranquila; avisar depois do atraso é reclamação.
O contato de emergência de verdade. Uma lista curta de quem liga para quem, em que situação. Não é para ser usada, é para evitar que qualquer dúvida vire ligação para o dono.
O que a lei exige, se o caminho for férias coletivas
Vale saber a diferença entre dar férias coletivas e simplesmente esvaziar a empresa, porque a primeira tem regra formal.
A CLT, no artigo 139, trata das férias coletivas e determina que o empregador comunique ao órgão local do Ministério do Trabalho com antecedência mínima de quinze dias, informando as datas de início e fim e quais estabelecimentos ou setores estão abrangidos. No mesmo prazo, é preciso enviar cópia dessa comunicação ao sindicato da categoria e afixar o aviso nos locais de trabalho.
Existe uma dispensa relevante: microempresas e empresas de pequeno porte não são obrigadas a fazer a comunicação ao Ministério do Trabalho, conforme a Lei Complementar 123/2006.
O ponto prático é o prazo. Se a decisão for tomada em dezembro, já passou da hora de comunicar. É por isso que essa conversa acontece agora e não depois.
Isto não é orientação jurídica, e a folha tem detalhes que variam por caso. Confirme com seu contador antes de formalizar.
O uso mais inteligente do recesso
Aqui está a parte que quase ninguém aproveita: o período de equipe reduzida é o melhor retrato da sua operação que você vai ter no ano, e ele não custa nada.
Quando falta gente, aparece exatamente o que depende de gente. O processo que continua rodando sozinho está bem desenhado. O processo que gera três ligações para quem está de férias é uma dependência que você vai pagar caro em algum momento, e não só em dezembro.
Então peça uma coisa simples a quem ficar: anotar toda vez que precisar perguntar algo a alguém que está fora. Uma linha por ocorrência, num papel mesmo.
Em janeiro, essa lista é o mapa mais honesto da sua operação. Cada linha é um processo que mora na cabeça de uma pessoa, e essa é a lista que vale virar projeto.
É esse mapa que a gente transforma em plano no diagnóstico da AXIS: o que precisa sair da cabeça das pessoas e virar processo, na ordem que faz sentido para o seu caixa. Veja as soluções da AXIS ou agende seu diagnóstico, sem compromisso.
Dúvidas comuns
Como manter a operação funcionando com equipe reduzida no fim de ano?
Liste quem sai e quando, identifique o que cada pessoa faz que ninguém mais faz, e defina um substituto com nome para cada tarefa crítica. O que sobrar sem cobertura tem três saídas: treinar alguém antes, negociar o prazo ou acordar que não acontece no período.
O que precisa estar escrito antes do recesso?
Acessos aos sistemas, regras das exceções conhecidas, quem decide o quê sem o dono, o aviso de prazo diferente aos clientes e uma lista curta de contatos de emergência.
Qual o prazo legal para comunicar férias coletivas?
O artigo 139 da CLT exige comunicação ao órgão local do Ministério do Trabalho com antecedência mínima de quinze dias, com envio de cópia ao sindicato e afixação de aviso nos locais de trabalho no mesmo prazo. Microempresas e empresas de pequeno porte são dispensadas da comunicação ao Ministério, conforme a LC 123/2006. Confirme os detalhes com seu contador.
Como saber quais processos dependem de uma pessoa só?
Peça a quem ficar durante o recesso para anotar toda vez que precisar perguntar algo a quem está fora. Em janeiro, cada linha dessa lista é um processo que mora na cabeça de alguém.
Vale usar o recesso para implantar sistema novo?
Não. Com a equipe desfalcada, não há quem acompanhe os primeiros dias de uso. Dezembro serve para preparar o projeto; a virada vale mais em janeiro, com a empresa cheia.