Pergunte a um advogado quanto a banca faturou no mês e ele responde na hora. Pergunte quanto custou atender o cliente que mais consome tempo e a resposta some. Não é descuido: é que o tempo da equipe não aparece em lugar nenhum, e o que não aparece não entra em conta nenhuma.
O efeito prático é que quase todo escritório tem pelo menos um contrato que trabalha no prejuízo, sem que ninguém saiba qual é. E como o caixa do mês fecha, o problema fica invisível até a hora da renovação.
Por que o faturamento engana
Honorário fixo tem uma característica traiçoeira: ele é combinado no começo, quando ninguém sabe ainda o tamanho do caso.
Dois contratos do mesmo valor podem ter custos completamente diferentes. Um exige petição inicial, acompanhamento e uma audiência. O outro vira reunião semanal, pedido de informação a toda hora, três recursos e uma perícia. O valor recebido é o mesmo. O trabalho não é.
Enquanto o escritório olha só o total faturado, os dois parecem iguais. É quando se divide o honorário pelas horas que de fato foram gastas que a diferença aparece, e às vezes ela é desconfortável.
Não precisa de sistema para fazer essa conta. Precisa saber quantas horas o caso consumiu, e é justamente isso que falta.
As horas que somem da conta
Aqui está o detalhe que mais distorce a percepção de rentabilidade: nem toda hora trabalhada aparece como trabalho no caso.
Reunião interna sobre o processo. Deslocamento para o fórum. Retrabalho de peça que precisou ser refeita. Tempo gasto explicando ao cliente o que já tinha sido explicado. Gestão da equipe que toca aquele caso. Tudo isso consome a mesma hora que a petição consome, e some do cálculo porque ninguém registra.
Ignorar essas horas cria uma sensação de rentabilidade que não corresponde ao que acontece. O escritório acredita que atende trinta casos com folga, quando na verdade atende vinte e dois e gasta o resto do tempo em volta deles.
A consequência mais cara não é nem o contrato ruim. É aceitar o próximo contrato com o mesmo preço, porque a conta antiga nunca foi feita.
A conta que cabe numa planilha simples
Três passos, e dá para fazer com o que o escritório já tem.
Descubra quanto custa uma hora da sua operação. Some os custos fixos do mês, incluindo pró-labore, salários, aluguel e sistemas. Divida pelas horas que a equipe realmente trabalha em casos, não pelas horas de expediente. O número que sai é o seu custo por hora antes de qualquer lucro.
Estime as horas de cada contrato ativo. Não precisa de precisão de cronômetro. Pergunte a quem toca o caso: quantas horas por mês isso consome, somando tudo, inclusive reunião e deslocamento. A resposta de quem faz costuma ser mais exata que qualquer estimativa de gestão.
Divida o honorário pelas horas. O que sobrar é o que você está realmente recebendo por hora naquele contrato. Compare com o custo do primeiro passo.
Em geral, dois ou três contratos aparecem abaixo do custo. Eles não quebram o escritório porque os outros seguram, mas são eles que explicam por que o mês fecha e nada sobra.
O que fazer com o contrato que não se paga
A primeira reação costuma ser aumentar o preço ou devolver o caso. Nenhuma das duas é a primeira pergunta certa.
A primeira pergunta é: por que esse caso consome tanto?
Às vezes é a natureza da causa, e aí é preço mesmo: o contrato foi mal dimensionado e precisa ser renegociado na renovação, com o número na mão.
Mas em muitos casos o consumo vem de outro lugar. Cliente que liga toda semana porque não recebe informação. Documento que chega pela metade e gera três trocas de mensagem. Peça refeita porque a informação inicial estava errada. Nenhum desses é problema de preço, e todos têm solução que não envolve cobrar mais caro.
Vale separar as duas situações antes de conversar com o cliente. Renegociar o contrato que é caro por natureza é legítimo. Renegociar o contrato que ficou caro por desorganização interna é transferir ao cliente um custo que você pode resolver.
Antes de aceitar o próximo honorário fixo
Com a conta anterior pronta, a proposta seguinte muda de qualidade.
Estime as horas antes de dar o preço, e some uma folga, porque a estimativa inicial quase sempre fica abaixo do que o caso exige.
Verifique quanto isso dá por hora e compare com o seu custo. Se o resultado ficar perto do custo, o contrato só faz sentido por outro motivo, como entrada em um cliente maior, e isso precisa ser uma decisão consciente, não um acidente.
Combine o que está dentro e o que é à parte. Recurso não previsto, perícia, audiência adicional. É a mesma lógica do escopo de qualquer serviço: o que não foi combinado vira discussão depois.
Registre as horas desse caso desde o primeiro dia. No próximo contrato você não vai estimar, vai saber.
Como registrar sem transformar isso num fardo
A objeção legítima a tudo isso é que ninguém quer virar apontador de hora. E o registro malfeito é pior que nenhum, porque dá número errado com cara de número certo.
Três decisões tornam isso sustentável.
Registre por caso, não por tarefa. Saber que o processo X consumiu seis horas na semana já resolve. Detalhar em quinze lançamentos não acrescenta nada à decisão.
Faça no fim do dia, não no fim do mês. Memória de uma semana atrás inventa número, e número inventado leva a decisão errada.
Use isso para decidir, não para cobrar da equipe. No momento em que o registro vira instrumento de cobrança de produtividade, ele passa a ser preenchido para agradar, e o dado morre.
É esse levantamento que a gente monta no diagnóstico da AXIS: quanto cada tipo de caso realmente consome no seu escritório, onde o tempo vai embora antes de virar trabalho jurídico, e o que dá para tirar do caminho. Veja as soluções da AXIS ou agende seu diagnóstico, sem compromisso.
Dúvidas comuns
Como saber se um contrato de honorário fixo é rentável?
Divida o valor do honorário pelas horas que o caso realmente consome, incluindo reunião, deslocamento e retrabalho, e compare com o custo da hora da sua operação. Se ficar abaixo, o contrato está sendo sustentado pelos outros.
Como calcular o custo da hora do escritório?
Some os custos fixos mensais, incluindo pró-labore, salários, aluguel e sistemas, e divida pelas horas que a equipe efetivamente dedica a casos. Dividir pelas horas de expediente dá um número otimista demais.
Quais horas costumam ficar de fora do cálculo?
Reunião interna, deslocamento, retrabalho de peça, tempo explicando ao cliente o que já foi explicado e gestão de equipe. Ignorar essas horas cria uma sensação de rentabilidade que não corresponde à realidade.
O que fazer com um cliente que consome mais do que paga?
Antes de renegociar, descubra por que ele consome tanto. Se for a natureza da causa, o preço precisa mudar na renovação. Se for falta de informação ou documento incompleto, o problema é de processo e tem solução sem aumentar o preço.
Preciso de software de controle de horas?
Não para começar. Registro por caso, feito no fim do dia, numa planilha, já responde a pergunta. Sistema faz sentido depois, quando o hábito existe e o volume justifica.