Existe um desperdício em quase toda média empresa que não aparece em relatório nenhum: o pedaço do sistema que foi contratado, foi pago, e nunca entrou em uso. A equipe usa três ou quatro telas, o resto continua lá, e a mensalidade vem inteira todo mês.
Isso raramente é culpa de alguém. É o que acontece quando a implantação termina e ninguém volta para olhar.
Por que só um pedaço do sistema entra em uso
A implantação tem um objetivo honesto e curto: fazer a operação rodar. Emitir a nota, registrar o pedido, fechar o caixa. O que é urgente entra primeiro, e está certo que entre.
O problema é que o resto fica para "depois que estabilizar". Só que a operação estabiliza, todo mundo volta para a rotina, e aquele depois não tem data. Ninguém é responsável por ele.
Some a isso o jeito como o treinamento costuma ser feito. Ensina-se a tela: onde clicar, o que preencher, como salvar. Quase nunca se ensina o que o sistema resolve, então a pessoa aprende o caminho que precisa e nunca descobre que existia um caminho melhor três menus ao lado.
O resultado é conhecido. A operação continua manual do lado do sistema, e o sistema vira lugar de registrar o que já foi feito em outro lugar.
O sinal mais claro: a planilha que não morreu
Se depois da implantação a equipe continua mantendo planilha para alguma coisa, aquela planilha está apontando para um pedaço do sistema que não foi ligado, ou que foi ligado e não serviu.
Vale investigar em vez de mandar parar de usar. A planilha costuma existir por um dos três motivos:
Ninguém sabia que o sistema fazia aquilo. É o caso mais comum e o mais fácil de resolver.
O sistema faz, mas de um jeito pior que a planilha. Aqui a equipe tem razão, e o assunto é configuração ou conversa com o fornecedor.
O sistema não faz, e ninguém percebeu na hora da compra. Este é o achado que muda a decisão de trocar ou não.
Os três parecem iguais de longe. De perto pedem coisas diferentes, e é por isso que mandar "todo mundo usar o sistema" quase nunca funciona.
Como descobrir o que está parado
Não precisa de auditoria nem de consultoria para isso. Precisa de uma tarde.
Pegue o contrato e liste o que foi contratado. Módulo por módulo, item por item, incluindo o que veio no pacote sem você ter pedido.
Marque o que a equipe usa de verdade. Não pergunte ao gestor. Pergunte a quem opera, e pergunte o que a pessoa abriu esta semana, não o que ela acha que usa.
Anote toda planilha e todo controle paralelo. Cada um é uma pista, pelo motivo da seção anterior.
Peça ao fornecedor o relatório de uso. Boa parte dos sistemas registra quais telas são acessadas e por quem. Essa informação existe e costuma ser entregue quando pedida.
No fim você tem três listas: o que paga e usa, o que paga e não usa, e o que precisa e não tem. A terceira lista é a mais valiosa, e é a que ninguém monta.
O que fazer com o que está parado
Nem tudo que está parado deveria ser ligado. Essa é a parte que fornecedor nenhum vai te dizer.
Ligue o que resolve uma dor atual. Se existe planilha, retrabalho ou conferência manual em volta de algo que o sistema já faz, esse é o primeiro da fila, e ele se paga sozinho.
Cancele o que não serve. Se um módulo foi contratado por um plano que mudou, ou porque veio empacotado, vale negociar a saída dele na renovação. Nem sempre dá, mas ninguém consegue o que não pede.
Deixe quieto o que não tem dono. Funcionalidade que ninguém pediu e ninguém sente falta não vira prioridade só porque você já pagou. Ligar coisa para "aproveitar o que foi pago" é como usar dinheiro perdido para justificar gastar mais tempo.
O critério é o mesmo de sempre nesta casa: o que dói hoje entra na frente do que seria bom ter.
Por que isso importa antes de trocar de fornecedor
Muita empresa decide trocar de sistema sem nunca ter usado metade do que tinha.
Às vezes a troca é mesmo a resposta, e existe um texto inteiro aqui sobre como fazer isso sem parar a operação. Mas dá para descobrir em uma tarde se o problema era o sistema ou se era a implantação que parou na metade. Trocar sem essa conversa tem um risco concreto: repetir exatamente o mesmo processo com outro fornecedor, pagar de novo pela implantação, e parar no mesmo lugar daqui a dois anos.
A pergunta que separa os dois casos: o que você precisa e não tem existe no sistema atual, desligado? Se existir, o assunto não é fornecedor. É retomada.
Como não repetir isso no próximo sistema
Vale combinar três coisas antes da próxima implantação, e nenhuma delas custa dinheiro.
Uma data para a segunda etapa. Não "depois que estabilizar", e sim um mês no calendário para revisitar o que ficou de fora.
Um dono para o sistema. Alguém de dentro que conhece a operação e responde por essa revisão. Sem nome, a tarefa não existe.
Uma revisão anual do que é pago e do que é usado. Uma tarde por ano, com o contrato na mão.
É esse levantamento que a gente faz no diagnóstico da AXIS, e em boa parte dos casos a conclusão é que falta ligar o que já existe, não comprar coisa nova. Veja as soluções da AXIS ou agende seu diagnóstico, sem compromisso.
Dúvidas comuns
Por que minha equipe usa só uma parte do sistema?
Porque a implantação prioriza o que é urgente para a operação rodar e o resto fica para depois, sem data nem responsável. Some o treinamento focado em telas, que ensina o caminho a seguir mas não o que o sistema resolve.
Como descobrir o que foi contratado e não é usado?
Liste o que está no contrato, pergunte a quem opera o que a pessoa abriu nesta semana, anote toda planilha paralela e peça ao fornecedor o relatório de uso do sistema. A maior parte dos sistemas registra quais telas são acessadas.
A equipe continua usando planilha depois do sistema. O que isso significa?
Que alguma coisa não foi ligada, não foi configurada direito, ou não existe no sistema. Vale descobrir qual dos três antes de pedir para a equipe parar, porque em dois dos casos a equipe tem razão.
Devo ligar tudo que já paguei?
Não. Ligue o que resolve uma dor atual, negocie a saída do que não serve na renovação e deixe quieto o que ninguém sente falta. Já ter pago não é motivo para gastar tempo de equipe.
Vale trocar de sistema se uso pouco do atual?
Primeiro descubra se o que falta existe no sistema atual desligado. Se existir, o problema foi a implantação, não o fornecedor, e trocar tende a repetir o mesmo resultado com outro nome.