Antes de decidir entre contratar alguém de tecnologia ou terceirizar, vale saber quem está te respondendo. Praticamente todo conteúdo sobre esse assunto é publicado por empresas que vendem terceirização, e a conclusão é sempre a mesma. Os números de economia que circulam vêm dessas mesmas empresas, sem estudo por trás.
A AXIS também é parte interessada nessa pergunta, e seria estranho fingir que não. Por isso este texto não recomenda um caminho. Entrega o critério que a gente usaria se estivesse sentado do seu lado, e a conclusão fica com você.
A pergunta que vem antes
"Preciso contratar alguém de TI?" costuma ser a pergunta errada, porque assume que existe um cargo chamado TI que resolve tudo.
Na prática, tecnologia numa média empresa é pelo menos três trabalhos diferentes:
Manter o que existe funcionando. Computador, rede, e-mail, acesso, backup, telefone que não funciona. É o que mais aparece no dia a dia e o que menos exige conhecimento do seu negócio.
Construir o que não existe. Sistema novo, integração entre sistemas, automação de um processo. É projeto, tem começo e fim, e exige gente com habilidade específica.
Decidir o que fazer. Escolher fornecedor, definir prioridade, avaliar se uma proposta faz sentido, garantir que os dados da empresa estão seguros. Isso não é execução, é gestão.
Confundir os três é o que leva à contratação errada. Muita empresa contrata alguém para o primeiro trabalho e cobra o terceiro dessa pessoa.
O que faz sentido terceirizar
Trabalho que se repete igual em qualquer empresa é o candidato natural.
Manter equipamento, cuidar de rede, monitorar backup, dar suporte ao usuário: nada disso é específico do seu negócio. Uma empresa especializada faz isso com mais escala, tem plantão que você não conseguiria manter e não some quando a pessoa tira férias.
Construir projeto também costuma funcionar bem terceirizado, porque é demanda intermitente. Você não precisa de um time de desenvolvimento parado esperando o próximo sistema. Contrata quando existe projeto, e paga pelo projeto.
A conta aqui não é só de custo. É de disponibilidade: um fornecedor tem substituto, uma pessoa contratada não tem.
O que não deveria sair de casa
Aqui está a parte que ninguém que vende terceirização escreve com clareza.
A decisão. Escolher fornecedor, aprovar escopo, definir prioridade e avaliar proposta é papel de quem responde pela empresa. Terceirizar a decisão significa deixar o fornecedor decidir o que você precisa comprar dele, e isso não termina bem.
O conhecimento do processo. Como a sua operação funciona de verdade, com todas as exceções, é o ativo que faz qualquer sistema dar certo. Se isso só existe na cabeça do fornecedor, você trocou uma dependência interna por uma externa, que é pior porque tem contrato.
Os acessos e a titularidade. Contas, domínio, servidor, código. Podem ser operados por terceiros, mas precisam estar em nome da empresa. É o assunto do post sobre propriedade do código, e vale igual aqui.
Repare que nenhum desses três é trabalho técnico. São coisas de dono, e é por isso que ninguém que vende serviço vai te lembrar delas.
Quando vale ter alguém dentro
Existem três situações em que uma pessoa interna se paga, e nenhuma delas tem a ver com salário ser mais barato que contrato.
Quando a tecnologia é parte do que você vende. Se o sistema é o produto, ou se ele é o diferencial que o cliente percebe, isso não pode depender de agenda de terceiro.
Quando o volume de decisão é alto. Empresa que toca vários projetos, tem muitos fornecedores e muda processo com frequência precisa de alguém que entenda de tecnologia e responda pela empresa, não pelo fornecedor.
Quando ninguém consegue traduzir. Este é o caso mais comum e o menos percebido. O dono explica o problema em linguagem de negócio, o fornecedor responde em linguagem técnica, e a conversa não fecha. Uma pessoa que faz essa tradução resolve mais que qualquer contrato.
Repare que o terceiro caso não pede um técnico. Pede alguém que entenda o negócio e converse com tecnologia, o que é um perfil bem diferente do que costuma ser contratado.
O modelo que a maioria acaba usando
Na prática, a maior parte das médias empresas não escolhe um lado. Fica com alguém dentro cuidando de decisão e prioridade, e terceiros executando manutenção e projeto.
Isso costuma funcionar por um motivo simples: o trabalho que exige conhecimento do seu negócio fica com quem tem esse conhecimento, e o trabalho que exige escala e plantão fica com quem tem escala e plantão.
O que faz esse arranjo dar errado é sempre a mesma coisa: ninguém definiu quem decide o quê. Aí o fornecedor espera direção que não vem, a pessoa interna vira intermediária de recado, e os dois lados acham que o outro está devendo.
Como decidir na sua empresa
Separe os três trabalhos. Liste o que é manter, o que é construir e o que é decidir na sua realidade.
Marque o que é específico do seu negócio. Isso é candidato a ficar em casa, mesmo que a execução seja de fora.
Conte as decisões do último ano. Se foram poucas, você não precisa de alguém interno para isso ainda. Se foram muitas e todas passaram por você, o gargalo já apareceu.
Confira a titularidade. Independentemente do modelo, acessos e contas em nome da empresa.
Escreva quem decide o quê, antes de contratar qualquer coisa. É isso que faz o arranjo funcionar.
É esse mapa que a gente monta no diagnóstico da AXIS, inclusive quando a conclusão é que o seu caso pede alguém interno em vez de fornecedor. Veja as soluções da AXIS ou agende seu diagnóstico, sem compromisso.
Dúvidas comuns
É mais barato ter TI interna ou terceirizada?
Depende do volume e do tipo de trabalho, e desconfie de comparação pronta: quase todos os números que circulam são publicados por empresas que vendem terceirização, sem estudo independente por trás. Faça a conta com o seu volume real.
Quando vale contratar alguém de tecnologia?
Quando a tecnologia é parte do que você vende, quando o volume de decisões técnicas é alto, ou quando falta alguém que traduza problema de negócio em pedido técnico.
O que nunca deveria ser terceirizado?
A decisão sobre o que fazer, o conhecimento de como a sua operação funciona e a titularidade de contas, domínios e código. Execução pode ser de fora; essas três, não.
Preciso de um técnico ou de um gestor?
Na maioria das médias empresas, falta o segundo. Alguém que entenda o negócio e consiga conversar com fornecedor resolve mais que um técnico sem mandato para decidir.
Como fazer o modelo híbrido funcionar?
Definindo por escrito quem decide o quê. A maior parte dos problemas nesse arranjo vem de fornecedor esperando direção e pessoa interna sem autonomia para dar.