Quase toda empresa insatisfeita com o sistema atual demora mais do que devia para trocar. O motivo raramente é o preço da mudança. É não saber o que acontece com os dados de dez anos de operação no dia em que você avisa o fornecedor que vai sair.
Essa dúvida tem endereço, e ele não é a hora da saída. É o contrato que você assinou na entrada, ou o que vai assinar no próximo.
Por que a saída se negocia na entrada
No dia da assinatura você tem tudo: outras propostas na mesa, prazo para decidir e um fornecedor interessado em fechar. Depois da assinatura, a relação inverte. Seus dados estão no servidor dele, sua operação depende do sistema dele, e qualquer pedido seu passa a depender da boa vontade dele.
É por isso que a mesma exigência custa barato antes e caro depois. Antes, é uma linha de contrato que o fornecedor aceita sem discutir para não perder a venda. Depois, virou favor.
E vale dizer com todas as letras: ficar preso a um fornecedor quase nunca é armação. Costuma ser só o que acontece quando ninguém escreveu nada sobre a saída. O dado fica num formato que só aquele sistema lê, a documentação nunca foi entregue, e o resultado é o mesmo de uma armadilha, sem que ninguém tenha armado.
O que o contrato precisa dizer sobre a sua saída
São quatro pontos, e todos cabem em um parágrafo do contrato.
Em que formato os seus dados voltam. Não basta dizer que você "tem direito aos dados". Tem que estar escrito que eles saem em arquivo aberto, do tipo que qualquer sistema lê, e não num formato que só o fornecedor atual entende. Este é o ponto que mais separa a saída tranquila da saída travada.
Em quanto tempo. Prazo escrito, contado a partir do seu pedido. Sem isso, "estamos providenciando" pode durar meses, e você não tem o que cobrar.
Com qual apoio. Exportar o dado não é a mesma coisa que entregar o dado de um jeito utilizável. Deixe escrito que o fornecedor apoia a migração, e quanto isso custa se for cobrado à parte.
O que acontece depois. Quando a entrega terminar, o fornecedor antigo apaga o que tinha. Isso também vai no contrato, e protege você.
Nenhum desses quatro exige conhecimento técnico para pedir. Exige lembrar de pedir.
O que a lei já garante, e o que ela não garante
Aqui existe uma confusão que custa caro.
Sobre dado pessoal, a lei é clara. A Lei Geral de Proteção de Dados dá ao titular, no artigo 18, o direito de pedir a portabilidade dos seus dados a outro fornecedor de serviço (inciso V) e o direito de pedir a eliminação deles (inciso VI). Isso existe independentemente do que o seu contrato diga.
Só que a maior parte do que você quer levar não é dado pessoal. Seu histórico de produção, sua tabela de preços, suas regras de desconto, o seu jeito de calcular comissão: nada disso está protegido por aquele artigo. Esse pedaço, que costuma ser o mais valioso, depende só do que estiver escrito no contrato.
Resumindo a diferença: o cadastro dos seus clientes você tem direito de levar por lei. O resto da sua operação, só se você tiver escrito.
Isto não é orientação jurídica. Para contrato relevante, vale a leitura de um advogado.
A troca não é um dia. É um período com dois sistemas no ar
Quem imagina a migração como uma virada de chave num domingo à noite está imaginando o cenário mais arriscado que existe.
Na prática funciona diferente. O sistema novo é configurado enquanto o antigo continua rodando, sem ninguém desligar nada. Depois vem um período em que os dois convivem, e só então a operação passa de vez. Migração de empresa de porte médio leva meses, não fim de semana, e isso é sinal de projeto bem feito.
Isso tem uma consequência prática que atrapalha muita gente: você vai pagar os dois por um tempo. Quem monta o orçamento contando com a economia do primeiro mês se assusta e culpa o projeto. Coloque essa sobreposição na conta desde o começo e ela deixa de ser problema.
Dá para reduzir o risco fazendo por partes. Migra um módulo, deixa a equipe usar até virar rotina, depois migra o próximo. Assim o volume de dado transferido de uma vez é menor e o time absorve a mudança aos poucos.
Como sair sem parar a operação
A ordem importa mais do que a velocidade.
Leia o contrato atual antes de qualquer conversa. Procure o que ele diz sobre rescisão, aviso prévio, devolução de dados e multa. Você precisa saber a sua posição antes de sinalizar qualquer coisa.
Peça a exportação completa antes de avisar que vai sair. Enquanto você é cliente, o pedido é rotina. Depois do aviso, vira negociação.
Confira o que veio. Abra o arquivo, procure os campos que importam, veja se o histórico está lá e se os vínculos entre as informações sobreviveram. Exportação incompleta é comum e é melhor descobrir agora.
Escolha o próximo, com a saída já escrita. Use a experiência desta troca como lista de exigências para o contrato novo, incluindo os quatro pontos da seção acima.
Configure o novo com o antigo no ar. Nada é desligado enquanto o novo não estiver de pé.
Combine a virada num período de baixa. Com gente da sua equipe acompanhando os primeiros dias, não de férias.
Só encerre o contrato antigo depois de a operação rodar no novo. Mantenha o acesso de leitura pelo tempo que conseguir negociar.
O item 2 é o que mais gente pula, e é o que mais dói pular.
Quando não vale trocar
Nem toda insatisfação com o sistema pede troca de fornecedor.
Se o problema é uma funcionalidade que falta, pedir orçamento para construir costuma sair mais barato que migrar tudo. Se o problema é atendimento, às vezes a conversa certa com o fornecedor resolve, e essa conversa custa uma reunião. Se o problema é que ninguém na sua equipe aprendeu a usar o sistema direito, trocar vai reproduzir exatamente o mesmo quadro daqui a um ano, com dinheiro a menos.
A troca compensa quando o sistema não dá conta do seu volume, quando o fornecedor parou de evoluir o produto, ou quando o custo de ficar já passou o custo de sair. Fora isso, vale medir de novo antes de decidir.
E existe o caso incômodo: às vezes a conclusão honesta é que o sistema atual serve e o incômodo está no processo em volta dele.
A pergunta que revela o próximo fornecedor
Na reunião com quem você está avaliando, faça esta pergunta: "como funciona a saída, se um dia eu quiser sair de vocês?"
Fornecedor tranquilo responde na hora, porque já pensou nisso e não depende de aprisionar cliente. Fornecedor que desconversa, ri, ou diz "isso nem vai acontecer" acabou de responder outra coisa.
A AXIS senta nessa mesma cadeira, então é justo dizer como a gente responde: o que é seu sai em formato aberto, com a documentação junto, e isso vai no contrato. Empresa que precisa prender cliente para manter cliente tem um problema anterior ao contrato.
É esse tipo de leitura que a gente faz no diagnóstico da AXIS: onde a sua operação está presa hoje, quanto custa continuar assim e o que precisa estar escrito antes da próxima assinatura, mesmo que o próximo fornecedor não seja a gente. Veja as soluções da AXIS ou agende seu diagnóstico, sem compromisso.
Dúvidas comuns
Como trocar de fornecedor de software sem parar a operação?
Configurando o sistema novo enquanto o antigo continua rodando, com um período em que os dois convivem, e virando de vez só depois que a operação funciona no novo. A migração de uma empresa de porte médio leva meses, não um fim de semana.
Tenho direito de levar meus dados ao trocar de sistema?
Em parte. A LGPD garante ao titular, no artigo 18, a portabilidade dos dados pessoais a outro fornecedor (inciso V) e a eliminação deles (inciso VI). O resto da sua operação, como histórico, tabelas e regras de cálculo, depende do que estiver escrito no contrato.
O que o contrato precisa dizer sobre a saída?
Quatro coisas: em que formato aberto os dados são devolvidos, em quanto tempo a partir do pedido, com qual apoio à migração e o que o fornecedor faz com o que sobrou depois da entrega.
Vou pagar dois sistemas ao mesmo tempo?
Por um período, provavelmente sim. Os dois ficam no ar durante a transição, e isso é sinal de projeto bem feito. Coloque essa sobreposição no orçamento desde o começo.
Como saber se devo trocar ou cobrar o fornecedor atual?
Se falta funcionalidade, orçar a construção costuma sair mais barato que migrar. Se o problema é atendimento, a conversa pode resolver. A troca compensa quando o sistema não dá conta do volume, quando o produto parou de evoluir ou quando o custo de ficar passou o de sair.